ich habe bereits etwas über voraussetzungen für die einführung von ecm im unternehmen geschrieben. unter anderem habe ich im artikel ecm – voraussetzungen vom 11.05.2009 zwei kernaussagen formuliert.
- ecm / dms ist ein strategisches management – thema mit sehr starkem prozessbezug
- ecm / dms braucht eine ganzheitliche unternehmensweite strategie
hier möchte ich anknüpfen und folgende fragen etwas genauer beleuchten.
- was sind im bezug auf die einführung von ecm im unternehmen die management – aufgaben?
- was ist eigentlich damit gemeint „entwicklung einer ecm – strategie“?
- warum ist eine ecm – unternehmensstrategie so wichtig und warum sollte man nicht ohne starten?
bevor ich detaillierter auf diese fragen eingehe, möchte ich mit einer weiteren aussage noch einen drauf setzen.
es ist grob fahrlässig und aus betriebswirtschaftlicher sicht falsch ohne eine hinreichend fundierte und thematisch im unternehmen abgestimmte ecm – strategie überhaupt mit der einführung zu beginnen.
ich meine – ohne strategie sollte kein ecm – projekt gestartet werden.
nun aber etwas detaillierter zu den Fragen.
1. was sind im bezug auf die einführung von ecm im unternehmen die management – aufgaben?
ganz entscheidend für die beantwortung der frage ist, weiss das management grundsätzlich was unter ecm verstanden wird. wenn ja – sehr gut (jedoch muss dies gesichert sein), wenn nein – kein problem, dann wird nachgearbeitet (am besten mit der saperion publikation). in diesem zusammenhang ist oder wird dann dem management auch klar, dass die einführung von ecm im unternehmen kein reines it – thema ist und es erheblichen einfluss auf die organisation, die abläufe (prozesse) und auf die mitarbeiter haben wird.
nun kommen wir zur beantwortung des „warum?“ – müssen wir uns mit ecm und der einführung beschäftigen? gut hierzu habe ich bereits etwas im artikel ecm – voraussetzungen vom 11.05.2009 geschrieben. nur soviel, wenn sich das management über die themen wettbewerbsfähigkeit, zukunftsfähigkeit, zufriedenheit der kunden usw. gedanken macht – was meiner meinung eine der kernaufgaben des managements ist, sollte schnell eine antwort gefunden werden.
so jetzt sind wir so weit, dass dem management klar ist – es führt kein weg an die einführung von ecm vorbei. jetzt sind die voraussetzung geschaffen, damit das management die kernaufgabe erfüllen kann – strategisch zu denken und eine ecm – strategien zu entwickeln.
das hört sich hier vielleicht so locker, flockig an wie ein spaziergang im park – leider ist das nicht so. glauben sie mir hier steckt sehr viel arbeit und überzeugungsleistung dahinter. oft kommt man bereits hier um die ausarbeitung von sehr harten fakten wie kostensenkungspotenzialen, qualitäts- und effizienzsteigerungen oder herausarbeitung von vorteilen gegenüber den marktteilnehmern nicht herum.
ich meine aber das ist auch sehr gut, denn ecm – projekte sollen nicht zum selbstzweck durchgeführt werden und brauchen einen ganz klaren betriebswirtschaftlichen hintergrund. dazu kommt auch die feste überzeugung, welche vorteile die einführung von ecm im bezug auf effektivitäts- und effizienzsteigerung, kundenzufriedenheit, wettbewerbsfähigkeit und zukunftsfähigkeit fürs unternehmen mit sich bringen kann.
2. was ist eigentlich damit gemeint „entwicklung einer ecm – strategie“?
bitte . . . , dass wort strategie hat nichts mystisches und ist auch nicht nur was für harvard absolventen. jeder mit gesundem menschenverstand agiert privat und beruflich strategisch. ob bei der anschaffung eines neuen autos oder einer eigentumswohnung / haus, bei der entscheidung für eine private altersvorsorge oder anderen geldanlagen oder bei der ausbildung von kindern bzw. um die eigene berufliche karriere zu gestalten (um nur einige beispiele zu nennen).
das management eines unternehmens hat neben vielen anderen aufgaben, die aufgabe strategien für das unternehmen zu entwickeln und zusammen mit den mitarbeitern umzusetzen.
eine strategie ist was langfristiges und wichtiges – sie dient der erreichung von bestimmten zielen. somit ist für ein unternehmen unabdingbar eine strategie für ecm zu entwickeln, da ecm ebenfalls langfristig ausgerichtet ist und ganz eindeutige ziele hat. es ist jedoch die richtige ecm – strategie zu entwickeln – die genau zu den zielen des unternehmens passt.
hierin besteht die herausforderung!
eine durchaus bewährte methode ist die folgende herangehensweise:
- wo stehen wir mit dem thema ecm im unternehmen? (ist)
- wo wollen wir hin? (soll)
- wann wollen wir wo sein? (zeit)
- wie wollen wir es erreichen? (mittel)
- was bringt uns das? (vorteile, nutzen)
sie sehen, das stellen und beantworten der richtigen fragen – ist der schlüssel zum erfolg.
für so eine aufgabe kann zum beispiel ein blick auf das unternehmensorganigramm sehr hilfreich sein.
hier ein beispiel zur darstellung einer ecm – unternehmenslandkarte und den phasen auf dem weg zu ecm.
die in der grafik dargestellten phasen, haben nicht zwangsläufig einen bezug zu möglichen projektphasen. jede dieser hier in der grafik genannten phasen kann, muss ggf. weiter in einzelne umsetzungsphasen und gesonderten projekten aufgeteilt werden. entsprechend der unternehmensgröße und komplexität, kann nur so sinnvoll eine umsetzung stattfinden.
ein maßvoller start ist sehr wichtig - wer zu viel zu schnell will, wird scheitern. ein pilotprojekt ist hier obligatorisch – hier wird bewiesen, dass ecm im unternehmen erfolgreich sein kann.
Author: Yves Mollenhauer
