die erste phase in einem ecm – projekt, oft auch als voruntersuchung oder machbarbeitsstudie bezeichnet, soll am ende zwei ganz entscheidende ergebnisse liefern.

• ist eine ecm – lösung überhaupt realisierbar

• liegt ein freigegebener projektauftrag vor

der freigegebene projektauftrag ist übrigens laut projektmanagement definition die formale legitimation zum start des projekts.

beide ergebnisse müssen am ende der phase vorliegen – wenn JA – kann es weitergehen.

aber gut immer schön der reihe nach – was steckt in der analysephase, welche einzelnen themen sind zu erarbeiten?

die grafik soll die aktivitäten und die zu erarbeitenden ergebnisse innerhalb dieser phase verdeutlichen. ggf. werden in abhängigkeit der ausgangsituation weitere aktivitäten erforderlich.

noch ein paar worte zum projektmanagement:

man erkennt bereits jetzt sehr deutlich, dass neben den reinen fachlichen aufgabenstellungen die projektmanagementaufgaben immer einhergehen. sie bilden sozusagen eine klammer um die gesamten aktivitäten.

beispielsweise ist die definition der ziele im ecm – projekt spezifisch auf die fachlichen anforderungen bezogen. die aufgabe ziele zu konkretisieren, zu operationalisieren, ein priorisieren vorzunehmen und auch zielkonflikte und den umgang mit ihnen zu erarbeiten, haben jedoch ganz eindeutig projektmanagement – charakter.

in allen phasen werden aus diesem grund auch immer wieder aufgaben aus der reinen projektmanagement – sicht auftauchen und erläutert. dennoch werde ich auf das projektmanagement noch gesondert eingehen – da es einen entscheidenden einfluss auf den erfolg des ecm – projekts hat.

hat sich die erkenntnis durchgesetzt, dass der einsatz von ecm die abarbeitung von arbeitsvorgängen verbessern kann, durchaus die möglichkeit besteht die qualität der arbeitsergebnisse zu steigern und damit sogar kosten eingespart werden können – kann es losgehen.

aktivitäten

projektidee entwickeln

es stehen einige wichtige überlegungen im vordergrund um ein gefühl für das – ganze - zu bekommen.

• wie sollte die lösung genau in unserem unternehmen aussehen?
• was sind die hauptgründe für das vorhaben (pro / kontra / prio)?
• gibt es zwänge wie rechtliche vorgaben, kostendruck, kundenwünsche usw.?
• wo drückt es am meisten, was muss mit dem einsatz von ecm definitiv gelöst werden?
• wo liegen optimierungspotenziale?
• welche bereiche sind konkret betroffen bzw. einzubinden?

gut, an der stelle möchte ich erst einmal aufhören.

ziele definieren

die zielfindung und definition haben einen sehr engen bezug zum projektmanagement. bei der formulierung spielen die fachlichen anforderungen die entscheidende rolle, dennoch müssen die ziele erreichbar sein (realistisch), sie müssen überprüfbar sein (operational), abgestimmt werden mit der unternehmensstrategie (gibt es überhaupt eine strategie?) und eine gewichtung erhalten (priorität).

es liegt ebenfalls in der natur von zielen, dass es zu zielkonflikten kommt. hier ist es wichtig sich darüber gedanken zu machen und den umgang mit diesen konflikten zu erarbeiten. ohne zu tief in das thema einsteigen zu wollen – denken sie hier aber nur an zielbeziehungen wie identisch, komplementär, neutral, konkurrierend und antinom.

der zieldefinition kommt einer schlüsselrolle zu – am ende des projekts werden die erreichten ziele überprüft und entschieden – war das projekt erfolgreich.

projekt abgrenzen

eine ebenfalls sehr wichtige aufgabe, ist die abgrenzung des projekts von anderen vorhaben oder projekten. hier steht vor allem im mittelpunkt herauszufinden, wo die grenzen des projekts liegen. gerade wenn man sich mit der fragestellung beschäftigt, was genau nicht erreicht werden soll bzw. wo erst einmal schluss ist – und dies eindeutig kommuniziert – offenbaren sich die unterschiedlichsten interessen im unternehmen.

sie müssen die abgrenzung aber definitiv vollziehen – tun sie es nicht, wird das projekt zur unendlichen geschichte, niemals abgeschlossen und im schlimmsten fall (ein immer wieder vorkommender) eingestellt. die begründung für die einstellung des projekts fällt oft nicht schwer – es wird ja niemals zu ende gehen, ein fass ohne boden, die erhofften ergebnisse treten nie ein.

es liegt aber genau daran, dass die abgrenzung nicht erfolgt ist und nicht von anfang an kommuniziert wurde.

ich habe mal eine begründung eines projektleiters dazu gehört, die möchte ich hier kurz erwähnen.

„wenn ich den fachbereichen gesagt hätte, dass ihre vorstellungen so nicht realisiert werden, hätte ich nie die unterstützung der abteilungsleiter bekommen und von anfang an nur konflikte“.

glauben sie mir, dass projekt ist ganz gewaltig in die hose gegangen.

fazit:

machen sie den sack zu und definieren sie genau für das projekt die grenzen – keiner sagt damit – es geht nicht weiter, aber bitte dann ein folgeprojekt aufsetzen.

hieran schließt sich sofort eine weitere ungemein wichtige aufgabe an.

einflussfaktoren ermitteln

das ecm – projekt startet nicht im luftleeren raum und andere vorhaben wirken auf unser ecm – projekt. es gibt unterschiedliche interessenlagen . . .

• prozesse sollen optimiert werden
• das bereits im einsatz befindliche system muss einbezogen / integriert werden
• it – seitig muss die neue lösung in die infrastruktur passen
• es muss einen nachweisbaren nutzen für unsere kunden bringen
• mit den vorhandenen personalressourcen ist auszukommen
• und so weiter . . .

im projektmanagement spricht man hier klassisch von der stakeholderanalyse.

• wo sind die fürsprecher (promotoren) des projekts und warum unterstützen sie das projekt?
• wer ist gegen das projekt und welche gründe liegen vor?
• wie sollte man damit umgehen?

aus projektmanagement – sicht ist jetzt ein stakeholder – portfolio zu erarbeiten, dann sind maßnahmen zu definieren – wie mit wichtigen jedoch schwierigen stakeholdern (hohes konfliktpotenzial, großen einfluss) umgegangen werden soll. eine strategie ist zu entwickeln – mit dem ziel die gegner zu verbündeten zu machen und die position der fürsprecher weiter zu stärken.

glauben sie mir  - hier steckt die wirklich hohe kunst des projektmanagement.

aufwand und kosten betrachten

nun geht es mehr an die handwerklichen themen – es muss das projekt aus wirtschaftlicher und zeitlicher sicht betrachtet werden.

• projektkosten (interne, externe)
• systeminformationen sammeln (erste marksichtung möglicher anbieter)
• investitionskosten (hardware, software, betrieb, weiterentwicklung)
• roi – betrachtung
• qualitative und quantitative nutzenpotenziale

grobe projektplanung

• zeitplanung
• ressourcenplanung
• phasen und meilensteine

die Planung muss ggf. im verlauf des projekts an die realen gegebenheiten angepasst werden. eine initiale projektplanung ist aber sehr wichtig und grundlage für die entscheidung der gremien – für oder gegen das projekt.

projektorganisation entwickeln

• projektorganigramm und einbindung des projekts im unternehmen
• projektleitung festlegen (bitte nicht so:  herr meier  sie sind jetzt projektleiter)
• team aus den betroffenen bereichen zusammenstellen
• lenkungsausschuss definieren
• informations- und kommunikationregelungen aufstellen
• benötigte weitere beteiligungen (betriebsrat, datenschutzbeauftragter, rechtsabteilung, berater, lieferanten usw.)

es ist ganz normal, dass es in dieser phase auch an der einen oder anderen stelle noch ein n.n. geben wird.

entscheidungsvorlage vorbereiten

neben dem schreiben einer sogenannten entscheidungsvorlage und der ausarbeitung einer guten präsentation, gilt es auch die entscheider frühzeitig einzubinden und für die entscheidung zum projektstart zu sensibilisieren.

projektantrag erstellen

der projektantrag wird geschrieben und abgestimmt. es fließen alle ergebnisse aus den vorherigen aktivitäten in den projektantrag und in die entscheidungsvorlage mit ein.

durch die vorstellung (dem verkaufen des projekts), vor dem entscheidungsgremium, kommt es dann zur beantwortung der alles entscheidenden frage – geht es los?

alle vorbereitenden aktivitäten zielen genau auf diese entscheidung ab – aus diesem grund ist es sehr wichtig – sich die zeit zu nehmen die es braucht um die entscheidung wirklich gut vorzubereiten.

es ist richtig ärgerlich, wenn eine entscheidung vertragt wird, weil die vorarbeiten nicht gründlich genug waren.

gibt es ein NEIN, sollte es definitiv nicht an der fehlerhaften vorbereitung oder einer schlechten präsentation liegen.

aber wir wollen hier an dieser stelle – den formal freigebenden projektantrag – der damit zum projektauftrag wird, als gegeben hinnehmen. ich kann ja sonst mit meiner ecm – projektlandkarte nicht weiterarbeiten.

es gibt also ganz schön viel zu tun, dabei sind wir erst am anfang und haben hoffentlich die wichtigen ergebnisse hierfür erarbeitet.

ergebnisse

• machbarkeitsstudie abgeschlossen
• projektplanung steht
• entscheidung weiteres vorgehen getroffen
• projektauftrag freigegeben

damit sind nun alle voraussetzungen geschaffen die ecm – lösung zu realisieren.

auf geht es also in die phase anforderungsdefinition . . .

da ich noch eine neue idee realsieren will  – um noch mehr nutzen für die praxis anzubieten – möchte ich mir für die phase der anforderungsdefinition etwas mehr zeit nehmen. ich denke jedoch, dass bis ende juli der artikel zur verfügung steht.

Author: Yves Mollenhauer